ΑΥΤΟ κοστίζουν στην εταιρεία σας οι περισπασμοί στην εργασία

0
ΑΥΤΟ κοστίζουν στην εταιρεία σας οι περισπασμοί στην εργασία

Χρόνος διαβασματός: 8 λεπτά

Αυτή η ανάρτηση ανανεώθηκε στις 26 Ιουλίου 2022

Οι ηγέτες συνήθως υποτιμούν το κόστος της απόσπασης προσοχής, αλλά όταν παρακολουθώ τους πελάτες μου με τις συνέπειες της συνεχώς διακοπείσας εργασίας, συχνά εκπλήσσονται από το πόσα χρήματα η εταιρεία τους σπαταλά για τη χαμένη παραγωγικότητα κάθε χρόνο.

Μάλιστα, ο τεχνολογικός ερευνητής Jonathan Spira εκτιμά ότι οι διακοπές και η υπερφόρτωση πληροφοριών κοστίζουν στην οικονομία των ΗΠΑ 1 τρισεκατομμύριο δολάρια το χρόνο.

Και ενώ το κόστος των περισπασμών σε ολόκληρη τη χώρα μπορεί να σας ενδιαφέρει, μάλλον ανησυχείτε περισσότερο για το τι κόστισαν οι διακοπές σε εσάς ή την επιχείρησή σας.

Για να έχουμε μια ολοκληρωμένη εικόνα, ας ρίξουμε μια ματιά τόσο στο άμεσο όσο και στο έμμεσο κόστος των περισπασμών.

Άμεσο κόστος απόσπασης της προσοχής στην εργασία

Μια ομάδα μαζεύεται γύρω από έναν πίνακα, αλλά όλοι αποσπώνται από τα τηλέφωνά τους

Η Δρ Gloria Mark, καθηγήτρια στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνια, στο Irvine, έχει κάνει εκτενή έρευνα σχετικά με τις επιπτώσεις της απόσπασης της προσοχής στην παραγωγικότητα.

Αυτήν αρχική έρευναπου δημοσιεύτηκε το 2004, διαπίστωσε ότι ο μέσος εργαζόμενος διακόπτεται κάθε 11 λεπτά και χρειάζονται 23 λεπτά και 15 δευτερόλεπτα για να συνέλθει πλήρως από την απόσπαση της προσοχής.

Έτσι, μια εταιρεία που έχει 55 υπαλλήλους με μέσο μισθό 50.000 $ ετησίως, θα πληρώνει 1.065.900 $ ετησίως για χαμένη παραγωγικότητα λόγω απόσπασης της προσοχής. Και αυτή είναι μια συντηρητική εκτίμηση που λαμβάνει υπόψη μόνο το άμεσο κόστος των περισπασμών.

Γιατί οι περισπασμοί είναι τόσο δαπανηροί;

Οι περισπασμοί και οι διακοπές απαιτούν από εμάς να αλλάζουμε συνεχώς εργασίες ή να μετακινούμε την προσοχή μας από το ένα πράγμα στο άλλο. Μπορεί να μας αποσπά την προσοχή κάποιος άλλος, η τεχνολογία μας ή οι δικοί μας αγώνες να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Όταν αλλάζουμε εστίαση, ωστόσο, επιβραδύνουμε σημαντικά την πρόοδό μας σε οτιδήποτε μπορεί να εργαζόμαστε.

Για να καταλάβουμε γιατί η εναλλαγή εργασιών είναι τόσο δαπανηρή όσον αφορά την παραγωγικότητα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε Το απλό τεστ της γνωστικής ψυχολόγου Yana Weinstein:

  • Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο όπως αυτό στο τηλέφωνό σας για να μετρήσετε τον εαυτό σας από το 1 έως το 26. Πόσα δευτερόλεπτα χρειάστηκαν; Γράψτε την απάντησή σας.
  • Στη συνέχεια, χρονομετρήστε τον εαυτό σας καθώς απαγγέλλετε το αλφάβητο. Πόσα δευτερόλεπτα πήρε αυτό; Γράψτε την απάντησή σας.
  • Τώρα χρονομετρήστε τον εαυτό σας καθώς κάνετε εναλλαγή μεταξύ των δύο δραστηριοτήτων—με άλλα λόγια, «1-A, 2-B, 3-C» κ.λπ. Πόσα δευτερόλεπτα χρειάστηκαν; Γράψτε την απάντησή σας.

Εάν δεν υπήρχε κόστος για την εναλλαγή εργασιών, θα χρειαστεί να διπλασιαστεί ακριβώς ο χρόνος για να κάνετε τη δραστηριότητα εναλλαγής. Υποψιάζομαι ότι θα βρεις ότι σε παίρνει πολύ περισσότερο από διπλάσιο χρόνο.

Σας ενθαρρύνω να κάνετε αυτά τα μαθηματικά: είναι 20% περισσότερος χρόνος; 50% περισσότερο χρόνο; 100% περισσότερο χρόνο; Και αυτό με τις πιο απλές δραστηριότητες (μετρώντας και απαγγέλλοντας το αλφάβητο).

Πόσο πιο δύσκολες είναι οι εργασιακές σας δραστηριότητες από το να μετράτε ή να απαγγέλλετε το αλφάβητο; Αρχίζετε να λαμβάνετε την εικόνα;

Αυτή η απλή άσκηση καθιστά απολύτως σαφές γιατί η αντιμετώπιση των περισπασμών στην εργασία είναι κρίσιμη για να στηρίξετε τα αποτελέσματα της εταιρείας σας.

Έμμεσο κόστος απόσπασης της προσοχής στην εργασία

άνδρας στο γραφείο με τα χέρια στο κεφάλι, βαθιά συγκεντρωμένος για να ενεργοποιήσει την ορμή της εγκεφαλικής του δύναμης

Υπάρχουν επίσης έμμεσες δαπάνες που μπορούν και πρέπει να προστεθούν στην εξίσωση, προκειμένου να καταγραφεί το πραγματικό κόστος των περισπασμών στους εργαζόμενους στη γνώση.

Γιατί οι εργαζόμενοι στη γνώση χρειάζονται ένα «περιβάλλον σκέψης».

Ως εργασία γνώσης ορίζεται η εργασία για την οποία η «σκέψη» είναι η πρώτη ύλη. Τα προϊόντα της εργασίας γνώσης είναι άυλες εγκεφαλικές εκροές όπως επικοινωνίες, πληροφορίες, περίπλοκες αποφάσεις, ανάλυση, σχεδιασμός και κριτική σκέψη.

Εάν η σκέψη είναι μια πρώτη ύλη της εργασίας γνώσης, τότε το περιβάλλον στο οποίο εκτελείται αυτή η σκέψη είναι σχετικό. Το περιβάλλον σκέψης διαμορφώνεται από το πώς νιώθουν οι εργαζόμενοι μεμονωμένων γνώσεων για τα καθήκοντά τους και τις εργασίες τους συνολικά (συναισθηματική τους κατάσταση) και από το πόσο καλά αποδίδει το εργαλείο που χρησιμοποιούν για να παράγει τη σκέψη – ο εγκέφαλός τους – (φυσική τους κατάσταση).

Όταν οι εργαζόμενοι με γνώση βιώνουν συνεχείς διακοπές στο εργασιακό περιβάλλον, η ικανότητά τους να σκέφτονται καθαρά παρεμποδίζεται. Ο αρνητικός αντίκτυπος υπερβαίνει κατά πολύ τη βραχυπρόθεσμη απώλεια παραγωγικότητας.

Οι εργαζόμενοι με γνώση βιώνουν τη σωρευτική επίδραση των συνεχών διακοπών όπως αυξημένο άγχος, διάσπαρτες σκέψεις και απώλεια ελέγχου επί της εργασίας τους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αποσύνδεση, εξουθένωσης και, τελικά, τζίρος.

Η απόσπαση της προσοχής είναι το μοναδικό μεγαλύτερο εμπόδιο στην ικανοποιητική εργασία.

Στη δουλειά μου με πελάτες, έχω διαπιστώσει ότι η απόσπαση της προσοχής είναι το μοναδικό μεγαλύτερο εμπόδιο για μια ουσιαστική, ικανοποιητική, στοχαστική εργασία. Οι περισπασμοί σαμποτάρουν όχι μόνο την απόδοσή μας, αλλά και τον τρόπο που εμφανιζόμαστε στον κόσμο.

Η συνεχής απόσπαση της προσοχής αφήνει ένα ίχνος διάσπαρτων σκέψεων και μερικώς εκτελεσμένων εργασιών στο πέρασμά της. Μας αφήνει να νιώθουμε καταπονημένοι και κουρασμένοι. Και όταν οι πολυάσχολες, κουραστικές μέρες μας δεν έρχονται με την αίσθηση της ολοκλήρωσης, η δουλειά μας δεν είναι ικανοποιητική στην καλύτερη περίπτωση – και αποθαρρυντική στη χειρότερη.

Ποιο είναι το κόστος του Burnout;

επιχειρηματίας που χρειάζεται σχέδιο αποκατάστασης εξουθένωσης

Η πρόοδος μας παρακινεί και η ολοκλήρωση μας κάνει να νιώθουμε χαρούμενοι και ικανοποιημένοι στο τέλος των εργάσιμων ημερών μας. Όταν κάνουμε πολλές εργασίες ή αλλάζουμε την εστίασή μας λόγω περισπασμών, πετυχαίνουμε τους στόχους μας πιο αργά, αν όχι καθόλου.

Όταν τελικά ολοκληρώνουμε μια εργασία ή ένα έργο, είναι πιο πιθανό να νιώθουμε εξαντλημένοι και εξαντλημένοι, αντί να ανταμείβουμε και να εκπληρώνονται.

Τι κοστίζει η επαγγελματική εξουθένωση σε άτομα;

Ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας πρόσθεσε την επαγγελματική εξουθένωση εγχειρίδιο ιατρικών διαγνώσεων. Ορίζει την επαγγελματική εξουθένωση ως «ένα σύνδρομο… που προκύπτει από το χρόνιο στρες στο χώρο εργασίας που δεν έχει αντιμετωπιστεί επιτυχώς». Και περιγράφει τα συμπτώματα της επαγγελματικής εξουθένωσης ως εξής:

  • αισθήματα εξάντλησης ή εξάντλησης
  • αισθήματα ψυχικής απόστασης ή αρνητικότητας για τη δουλειά κάποιου και
  • μειωμένη αποτελεσματικότητα στην εργασία.

Τα συμπτώματα της εξουθένωσης είναι ουσιαστικά τα ίδια με τα συμπτώματα της αποδέσμευσης, τα οποία Ο Gallup περιγράφει ως «δυστυχισμένοι και αντιπαραγωγικοί στη δουλειά και ικανοί να μεταδώσουν αρνητικότητα στους συναδέλφους».

Εκτός από τη συναισθηματική και σωματική επιβάρυνση που έχει η επαγγελματική εξουθένωση στα άτομα, υπάρχουν τεράστιες συνέπειες για τις επιχειρήσεις.

Τι κοστίζει η επαγγελματική εξουθένωση στις εταιρείες;

Η μειωμένη παραγωγικότητα μεταφράζεται σε μειωμένα έσοδα. Και υπάρχει κόστος για την απώλεια ειδικευμένων εργαζομένων και την ανάγκη πρόσληψης και εκπαίδευσης νέων εργαζομένων.

Σύμφωνα με την έκθεση Gallup Κατάσταση του παγκόσμιου χώρου εργασίας: Έκθεση 2021η συντριπτική πλειονότητα των εργαζομένων στις ΗΠΑ και τον Καναδά είναι αποδεσμευμένοι και σχεδόν οι μισοί Αμερικανοί εργαζόμενοι αναζητούν ενεργά εργασία ή αναζητούν ευκαιρίες εργασίας.

Τι κοστίζει λοιπόν αυτό το υψηλό ποσοστό αποδέσμευσης και εξουθένωσης στους εργοδότες;

Η έκθεση διαπιστώνει ότι η αντικατάσταση εργαζομένων απαιτεί το μισό έως δύο φορές τον ετήσιο μισθό ενός εργαζομένου.

Η διατήρηση ενός αποδεσμευμένου εργάτη κοστίζει περίπου το 20% του ετήσιου μισθού του και η αντικατάσταση κάποιου που φεύγει κοστίζει μισό έως δύο φορές τον ετήσιο μισθό του. Επομένως, εάν ο μέσος μισθός του εργατικού δυναμικού σας είναι 50.000 $, το κόστος της αποδέσμευσης για την εταιρεία σας ανά εργαζόμενο μπορεί να είναι από 10.000 $ έως 100.000 $.

Το πιο ανησυχητικό είναι ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι λένε ότι οι εταιρείες τους θα μπορούσαν να είχαν κάνει αλλαγές για να τους κρατήσουν στη δουλειά.

Πριν από την πανδημία, περίπου τα δύο τρίτα των εργαζομένων ανέφερε ότι αισθάνθηκε καμένος μερικές φορές ή πολύ συχνά. Από τότε, είναι πιθανό ο αριθμός των καμένων εργαζομένων να έχει αυξηθεί.

Πώς να βοηθήσετε τους εργαζόμενους να εστιάσουν στην εργασία

Η πινακίδα στο γραφείο λέει "Δουλεύοντας από το σπίτι.  Μην ενοχλείτε."

Ως ηγέτης της εταιρείας, μπορεί να είστε σε θέση να βοηθήσετε τους εργαζομένους σας να επιστρέψουν στη θέση του οδηγού για την εργασία και τη ζωή τους. Η εφαρμογή πολιτικών που το επιτυγχάνουν αυτό θα αυξήσει τη δέσμευση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε αμέσως για να βοηθήσετε τους εργαζομένους σας να ανακτήσουν τον έλεγχο του περιβάλλοντος τους, του χρόνου τους στις συναντήσεις και της τεχνολογίας τους:

Ελέγξτε το περιβάλλον.

Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους που εργάζονται είτε στο γραφείο είτε από ένα σπίτι όπου υπάρχουν άλλα άτομα να χρησιμοποιούν απλή τεχνολογία για να δίνουν σήμα σε άλλους όταν ασχολούνται με εργασίες βαθιάς εστίασης.

Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να ορίσουν ένα χιουμοριστικό Μην ενοχλείτε υπογράψουν στα θρανία τους ή φορέστε ακουστικά για να ενημερώσετε τους άλλους ότι δεν μπορούν να αποσπαστούν.

Αυτός ο χρόνος «μην ενοχλείτε» λειτουργεί καλύτερα σε βήματα των 10-60 λεπτών, ακολουθούμενο από ένα διάλειμμα όπου κάνετε check-in με άλλους στο γραφείο (ή στο σπίτι). Διαβάστε περισσότερα για πώς να ελέγξετε το εργασιακό περιβάλλον στο άρθρο μου για το Harvard Business Review.

Αναλάβετε την τεχνολογία.

Το email είναι ένας από τους μεγαλύτερους κλοπές χρόνου στο χώρο εργασίας. Συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να ορίστε μια εταιρική πολιτική emailένα που αναγνωρίζει το επιβλαβείς επιπτώσεις των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά το ωράριο λειτουργίας.

Επίσης, μπορείτε να ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να βάζουν τα Smartphone τους σε λειτουργία Μην ενοχλείτε όταν βρίσκονται σε συσκέψεις ή εργάζονται σε έργα. (Αυτό δεν σημαίνει αθόρυβο ή δόνηση.) Κάνοντας αυτό, οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν πότε θα λάβουν τις πληροφορίες από τις συσκευές τους και όχι το αντίστροφο.

Για περισσότερες ιδέες σχετικά με το πώς να κάνετε την τεχνολογία να λειτουργεί για εσάς και την ομάδα σας, διαβάστε το άρθρο μου Ελέγξτε την τεχνική σας ή διάβασε το βιβλίο μου The Happy Inbox: Πώς να έχετε μια σχέση χωρίς άγχος με το email σας και να ξεπεράσετε την ακαταστασία στην επικοινωνία σας.

.

Κάντε τις συναντήσεις σημαντικές.

Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να περιλαμβάνουν μια ατζέντα και έναν στόχο σε κάθε πρόσκληση συνάντησης. Πείτε στα μέλη της ομάδας ότι εάν καλέσουν μια συνάντηση, πρέπει να εξηγήσουν τον ρόλο του κάθε ατόμου σε αυτήν τη συνάντηση και τι αναμένεται από κάθε συμμετέχοντα. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε άτομο μπορεί να έρθει προετοιμασμένο και να ξέρει ότι η συνάντηση θα αξιοποιήσει καλά τον χρόνο του.

Η διαχείριση προσοχής προσφέρει μια λύση

Στην ψηφιακή εποχή μας, καμία εκπαίδευση διαχείρισης χρόνου δεν θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να διαχειριστούν τον αριθμό των απαιτήσεων για την προσοχή τους.

Αντι αυτου, εκπαίδευση διαχείρισης προσοχής είναι η πιο αποτελεσματική οδός για την αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων και τη βελτίωση της παραγωγικότητας.

Η εκπαίδευση διαχείρισης προσοχής βασίζεται στην προϋπόθεση ότι η προσοχή είναι η πύλη για εργασία γνώσης υψηλής ποιότητας. Όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν πώς να ελέγχουν την προσοχή τους, μπορούν να αποτρέψουν τις διακοπές που κοστίζουν στις εταιρείες δισεκατομμύρια κάθε χρόνο.

Το Ενδυναμωμένο Σύστημα Παραγωγικότητας

Το Empowered Productivity™ είναι το σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών που έχω αναπτύξει και τελειοποιήσει μέσα από τη δουλειά με δεκάδες χιλιάδες εργαζομένους στη γνώση κατά τη διάρκεια δύο δεκαετιών. Το θεμέλιο αυτού του συστήματος είναι η διαχείριση της προσοχής.

Οι εργαζόμενοι στη γνώση που μαθαίνουν το σύστημα αναπτύσσουν συνήθειες και συμπεριφορές για να βελτιώσουν την παραγωγικότητά τους και να οργανώσουν κάθε λεπτομέρεια της προσωπικής και επαγγελματικής τους ζωής.

Το Empowered Productivity είναι το σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών που έχει επαναφέρει επιτυχημένους ηγέτες και μοναδικούς συντελεστές σε όλο τον κόσμο στη θέση του οδηγού της δουλειάς και της ζωής τους, παρέχοντάς τους τις δεξιότητες και τα εργαλεία για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις στιγμές τους και να πετύχουν περισσότερα από αυτά που σπουδαίος.

Εκπαίδευση Ενδυναμωμένης Παραγωγικότητας για άτομα

Προσφέρω μια διαδικτυακή εκπαίδευση για την Ενδυνάμωση Παραγωγικότητας που βασίζεται σε βίντεο μάθημα για άτομα.

Ωστόσο, ανοίγω εγγραφές μόνο μία ή δύο φορές το χρόνο και μόνο για λίγες μέρες. Εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση όταν έρθει η ώρα να εγγραφείτε, κάντε κλικ στο παρακάτω κουμπί.

Πες μου πότε μπορώ να εγγραφώ

Ενδυναμωμένη Εκπαίδευση Παραγωγικότητας για Ομάδες

Εκπαίδευση παραγωγικότητας ομάδας της Maura Thomas

Προσφέρω και ζωντανά προπόνηση για ομάδες, είτε αυτοπροσώπως είτε εικονικά. Εάν ενδιαφέρεστε να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας να χρησιμοποιεί το Ενδυναμωμένο Σύστημα Παραγωγικότητας, κάντε κλικ στο παρακάτω κουμπί για να ξεκινήσετε μια συνομιλία.

Ενδιαφέρομαι να εκπαιδεύσω την ομάδα μου

Schreibe einen Kommentar