Ο ΚΑΛΥΤΕΡΟΣ Τρόπος Μέτρησης της Παραγωγικότητας στο Χώρο Εργασίας

0
Ο ΚΑΛΥΤΕΡΟΣ Τρόπος Μέτρησης της Παραγωγικότητας στο Χώρο Εργασίας

Χρόνος διαβασματός: 6 λεπτά

Πέρασαν οι εποχές που οι εργοδότες αξιολογούσαν την παραγωγικότητα των μελών της ομάδας τους ανάλογα με το ποιοι περνούσαν τον περισσότερο χρόνο στο γραφείο και ποιοι έστελναν email όλο το εικοσιτετράωρο. Τουλάχιστον ελπίζω να έχουν φύγει αυτές οι μέρες, αφού όλες οι τελευταίες έρευνες δείχνουν ότι αυτές οι συμπεριφορές των εργαζομένων οδηγούν σε εξουθένωση.

Στην πραγματικότητα, ένα περιβάλλον πάντα ενεργό (αυτό που αποκαλώ „κουλτούρα του επείγοντος”) υπονομεύει την ίδια την παραγωγικότητα που στοχεύουν να καλλιεργήσουν οι ηγέτες.

Με τον όρο παραγωγικότητα, εννοώ την ικανότητα να σημειώνετε πρόοδο προς την επίτευξη των πιο σημαντικών αποτελεσμάτων της εταιρείας σας.

Μια παραδοσιακή μέτρηση της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας περιλαμβάνει την αξιολόγηση του εάν οι εργαζόμενοι παράγουν περισσότερα αποτελέσματα με την ίδια προσπάθεια. Μια άλλη είναι η μέτρηση της ανάπτυξης της εταιρείας σε όρους εσόδων και κερδών. Αυτά είναι ποσοτικός μετρήσεις που μπορούν να μετρηθούν αντικειμενικά και παρέχουν μια χρήσιμη αναδρομή σε μεγαλύτερους χρονικούς ορίζοντες—μήνες, τρίμηνα, χρόνια—για να προσδιορίσετε εάν επιτυγχάνετε τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας.

Μην βασίζεστε αποκλειστικά σε ποσοτικές μετρήσεις

Εργάτης γνώσης είναι οποιοσδήποτε του οποίου η κύρια παραγωγή είναι το προϊόν της σκέψης. Αυτό περιλαμβάνει δημιουργικούς τύπους, ανώτερα στελέχη και προγραμματιστές λογισμικού, καθώς και εκείνους που έχουν περισσότερο προσανατολισμένους στην εργασία ρόλους, όπως το διοικητικό προσωπικό.

Όταν πρόκειται για την αξιολόγηση των εργαζομένων στη γνώση, οι ποσοτικές μετρήσεις παραγωγικότητας δεν βοηθούν βραχυπρόθεσμα.

Δεν είναι ασυνήθιστο οι εργαζόμενοι στη γνώση να είναι πολύ απασχολημένοι καθημερινά με συναντήσεις και ψηφιακή επικοινωνία. Μόνο μήνες αργότερα, όταν ο αρχηγός της ομάδας εξετάζει τις ποσοτικές μετρήσεις, ο αρχηγός συνειδητοποιεί ότι τα μέλη της ομάδας έχουν σημειώσει μικρή πρόοδο προς την επίτευξη των πιο σημαντικών αποτελεσμάτων τους. Το κόστος ευκαιρίας εδώ είναι τεράστιο.

Επομένως, οι ποσοτικές μετρήσεις δεν είναι η βραχυπρόθεσμη λύση για τους επαγγελματίες. Όταν πρόκειται για εργαζόμενους στη γνώση, είναι ποιοτικός μετρήσεις της παραγωγικότητας που έχουν μεγαλύτερη σημασία βραχυπρόθεσμα. Επιτρέψτε μου, λοιπόν, να μοιραστώ μερικές ιδέες για τη συλλογή αυτών των δεδομένων και τη γρήγορη δράση τους.

Το καλύτερο μέτρο της ημερήσιας παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας

Σύμφωνα με την εμπειρία μου, ο πιο αξιόπιστος τρόπος για τη μέτρηση της καθημερινής παραγωγικότητας για τους εργαζόμενους στη γνώση είναι να αναρωτηθεί κανείς πώς αισθάνονται οι εργαζόμενοι για την εργασία τους.

Αποτελεσματικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στους εργαζόμενους με γνώση

Για να πάρετε τον παλμό των εργαζομένων στη γνώση σας, θα θέλετε να κάνετε μια ερώτηση σαν μία από αυτές:

Βαθμολογήστε τον βαθμό στον οποίο διαφωνείτε ή συμφωνείτε με τις ακόλουθες δηλώσεις, με 1 ότι διαφωνείτε κάθετα και 5 ότι συμφωνείτε απόλυτα:

Τελειώνω σήμερα νιώθοντας ότι έχω κάνει πρόοδο στις πιο σημαντικές μου εργασίες.

Νιώθω σαν να ήμουν απασχολημένος όλη μέρα αλλά δεν έκανα πολλά.

Νιώθω σαστισμένος.

Νιώθω ολοκληρωμένη.

Ή μπορείτε να κάνετε μια ερώτηση ανοιχτού τύπου όπως μία από αυτές:

Πώς αισθάνεστε για τη δουλειά;

Πόση ενέργεια έχετε στο τέλος της εργάσιμης σας ημέρας;

Όλες αυτές οι ερωτήσεις έχουν την ίδια ιδέα: Πώς νιώθουν οι εργαζόμενοι για την παραγωγικότητά τους;

Πώς να πάρετε τον παλμό της ομάδας σας

Μπορείτε να διαχειριστείτε την έρευνά σας με μία ερώτηση χρησιμοποιώντας κάτι σαν τη λειτουργία „Check-In“ στο 15Five, η οποία λειτουργεί χρησιμοποιώντας επικύρωση τρίτων. Αυτό σημαίνει ότι η ταυτότητα των εργαζομένων προστατεύεται από τους εργοδότες, ενώ οι διαχειριστές τρίτων μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα αποτελέσματα είναι έγκυρα. Αυτό είναι σημαντικό γιατί μπορεί να είναι δύσκολο για τα μέλη της ομάδας να παραδεχτούν όταν αισθάνονται ότι δεν σημειώνουν πρόοδο σε σημαντική δουλειά, ειδικά όταν είναι απασχολημένα όλη την ημέρα.

Το πρόβλημα είναι ότι η απασχόληση και η παραγωγικότητα δεν είναι το ίδιο.

Στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου, ας διερευνήσουμε τι πρέπει να κάνετε εάν διαπιστώσετε ότι οι εργαζόμενοι τελειώνουν τις μέρες τους νιώθοντας εξαντλημένοι, αντί να ενθουσιάζονται για όλα όσα έχουν καταφέρει.

Τρόπος περιστροφής για μακροπρόθεσμη παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας

Η εργασία γνώσης εμπίπτει συνήθως σε τέσσερις κύριες κατηγορίες: 1) συμμετοχή σε συναντήσεις και ραντεβού. 2) ολοκλήρωση εργασιών στην υπηρεσία των πιο σημαντικών προτεραιοτήτων μας. 3) επικοινωνία με διάφορους τρόπους (email/chat/τηλέφωνο/κ.λπ.) και 4) σκέψη. Είναι αυτή η τελευταία κατηγορία που είναι πιο σημαντική, αλλά λιγότερο εξετάζεται.

Έχετε διαπιστώσει ότι τα μέλη της ομάδας σας τελειώνουν τις μέρες τους νιώθοντας απογοητευμένοι επειδή δεν έχουν προχωρήσει αρκετά προς τα πιο σημαντικά αποτελέσματά τους; Είναι πιθανό επειδή η ηγεσία της εταιρείας σας δεν κάνει αρκετά για να προστατεύσει την τέταρτη κατηγορία εργασιών γραφείου. Όταν οι ηγέτες δεν ενθαρρύνουν τον χρόνο και τον χώρο για τους υπαλλήλους να κάνουν στοχαστική δουλειά με απερίσπαστο τρόπο, οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να δώσουν αρνητικές απαντήσεις στην έρευνα παλμών σας.

Η σκέψη είναι ο κινητήρας που τροφοδοτεί τη γνωσιακή εργασία.

Ο χρόνος σκέψης περιλαμβάνει σχεδιασμό, ανάπτυξη στρατηγικών, δημιουργία ιδεών και προσεκτική εξέταση της κατάστασης των έργων μας, της εργασίας μας και της ζωής μας. Με άλλα λόγια, είναι η κινητήρια δύναμη που ενδυναμώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων στη γνώση.

Οι ηγέτες σε παραγωγικούς χώρους εργασίας σχεδιάζουν σκόπιμα χρόνο και χώρο ώστε οι εργαζόμενοι να διαχειρίζονται την προσοχή τους και να επικεντρώνονται στα πιο σημαντικά καθήκοντά τους. Οι ηγέτες σε αυτό το είδος εργασιακού περιβάλλοντος -είτε εξ αποστάσεως είτε αυτοπροσώπως- θεωρούν ιερή την πεποίθηση ότι οι υπάλληλοί τους πρέπει να περνούν το μεγαλύτερο μέρος των εργάσιμων ημερών τους ενεργό προκειμένου αντιδραστικός.

Ποιες είναι λοιπόν μερικές στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να προστατεύσετε τον χρόνο σκέψης και να δώσετε στους υπαλλήλους σας χρόνο και χώρο για να κάνουν προσεκτική δουλειά; Ας ρίξουμε μια ματιά σε τρία από τα αγαπημένα μου.

3 Λύσεις για τη βελτίωση της καθημερινής παραγωγικότητας των εργαζομένων στη γνώση

Οι παρακάτω έννοιες μπορούν να βοηθήσουν το εργατικό δυναμικό σας να μετατοπιστεί από μια κουλτούρα επείγουσας ανάγκης σε μια κουλτούρα όπου οι εργαζόμενοι της γνώσης σας μπορούν να εφαρμοστούν με στοχαστικό τρόπο στα πιο σημαντικά καθήκοντά τους.

Εάν μπορείτε να εφαρμόσετε οποιαδήποτε από αυτές τις προτάσεις, είναι πιθανό να δείτε κίνηση στο check-in του παλμού σας προς τη σωστή κατεύθυνση – μια κατεύθυνση που υποδηλώνει βελτιωμένη παραγωγικότητα στον χώρο εργασίας σας.

1. Αξιοποιήστε το κεφάλαιο φήμης της εταιρείας σας.

Πιθανότατα, η εταιρεία σας έχει συγκεντρώσει κάτι που ονομάζεται „κεφάλαιο φήμης.» Αυτό είναι το αποτέλεσμα του θετικού buzz στην επιχείρησή σας.

Αλλά οι περισσότεροι ηγέτες αποτυγχάνουν να αξιοποιήσουν το κεφάλαιο της φήμης τους στην υπηρεσία της βελτιστοποίησης της παραγωγικότητας της ομάδας. Αυτό είναι κρίμα.

Η καλή φήμη που πιθανότατα απολαμβάνει η εταιρεία σας λόγω της σκληρής δουλειάς σας όλα αυτά τα χρόνια σημαίνει ότι κάποιος που επικοινωνεί μαζί σας θέλει να συναλλάσσεται μαζί σας και όχι με τον ανταγωνιστή σας. Μέχρι να επικοινωνήσουν μαζί σας, πιθανότατα ο υποψήφιος πελάτης ή πελάτης έχει ήδη κάνει την έρευνά του και έχει επιλέξει εσάς.

Η επένδυση χρόνου που έχει ήδη κάνει ο δυνητικός πελάτης ερευνώντας την εταιρεία σας σημαίνει ότι ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών δεν χρειάζεται να απαντήσει αμέσως. Στην πραγματικότητα, ο πελάτης είναι πιθανό να σας δώσει κάποια περίοδο χάριτος, ειδικά εάν έχετε αυτοματοποιημένες υπηρεσίες (φωνητικό ταχυδρομείο, αυτόματες απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που θέτουν προσδοκίες για τον πελάτη.

Είναι καλύτερο να ζητάτε από τους υπαλλήλους σας να δίνουν στοχαστικές απαντήσεις σε ερωτήματα πελατών που ανταποκρίνονται πραγματικά, αντί να δίνουν γρήγορες απαντήσεις μόνο και μόνο για την αίσθηση ότι διαγράφουν αυτό το μήνυμα από τη λίστα τους.

Σας προτρέπω να λάβετε υπόψη το κεφάλαιο της φήμης σας όταν χτίζετε μια πολιτική επικοινωνίας, την οποία θα συζητήσω στην επόμενη ενότητα.

2. Δημιουργήστε μια πολιτική επικοινωνίας και μοντελοποιήστε την.

Η κουλτούρα επικοινωνίας μας «πάντα ενεργό» 24/7 είναι ένας από τους βασικούς ένοχους στην εξουθένωση των εργαζομένων. Ή πιο συγκεκριμένα, τις συνήθειες που ακολουθούμε—όπως το να επιτρέπουμε συνεχείς περισπασμούς από τις συσκευές μας— υπονομεύουν σοβαρά την παραγωγικότητά μας.

Μια πολιτική επικοινωνίας σε επίπεδο οργανισμού ή ομάδας περιγράφει ρητά ποιες πλατφόρμες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να επικοινωνήσουν ποια είδη πληροφοριών και πότε.

Μια πολιτική επικοινωνίας μπορεί να είναι ένα ουσιαστικό οργανωτικό εργαλείο για την προστασία του προληπτικού χρόνου σκέψης. Ωστόσο, για να είναι αποτελεσματικοί, οι ηγέτες πρέπει να μοντελοποιούν τις συμπεριφορές που περιγράφονται στην πολιτική και όλοι πρέπει να επικαλούνται τις παραβιάσεις.

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα: Μια πολιτική επικοινωνίας μπορεί να αναφέρει ότι για επείγοντα ή ευαίσθητα στο χρόνο ζητήματα, το κείμενο ή το τηλέφωνο είναι ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να μεταφέρονται οι πληροφορίες και όχι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν το αφεντικό στείλει email σε κάποιον και συνεχίσει με μια συνομιλία λίγα λεπτά αργότερα λέγοντας: «Σου έστειλα ένα email, το πήρες;»—αυτό υπονομεύει την πολιτική.

Αν κάθε email θα μπορούσε είναι επείγουσα ανάγκη, τότε πρέπει να αντιμετωπίζετε κάθε email όπως αυτό είναι έκτακτης ανάγκης, μέχρι να καταλάβετε ότι δεν είναι. Πώς θα μπορούσατε λοιπόν να εστιάσετε σε οτιδήποτε άλλο, όταν τα email φτάνουν σχεδόν κάθε λεπτό; Μια καλή πολιτική επικοινωνίας θα καθορίζει ποιοι τύποι μηνυμάτων πρέπει να αποστέλλονται μέσω email και πότε.

Διαβάστε την ανάρτησή μου Πώς να δημιουργήσετε μια πολιτική επικοινωνίας ομάδας για τη βελτίωση της παραγωγικότητας για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο σχεδιασμού και ανάπτυξης αυτού του τύπου πολιτικής.

3. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας να χρησιμοποιεί ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών.

Ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας μπορεί να δώσει στους υπαλλήλους αυξημένο έλεγχο σε όλες τις ευθύνες τους.

Ωστόσο, βλέπω συχνά τους ηγέτες της εταιρείας να κάνουν το λάθος να πιστεύουν ότι το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να αγοράσουν ένα εργαλείο παραγωγικότητας και να το διαδώσουν στα μέλη της ομάδας τους. Αλλά αυτό είναι σαν να δίνετε στους αρχάριους παίκτες του γκολφ ένα σετ επαγγελματικών κλαμπ και να περιμένουμε από όλους να χτυπήσουν μια τρύπα-σε-ένα χωρίς να διδάξουν τις στρατηγικές και τις τεχνικές που εμπλέκονται στο παιχνίδι ενός υπέροχου γύρου γκολφ.

Με άλλα λόγια, χωρίς δεξιότητες παραγωγικότηταςτα εργαλεία παραγωγικότητας είναι άχρηστα.

Όταν οι εργαζόμενοι εκπαιδεύονται να χρησιμοποιούν ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας, αναπτύσσουν μια συλλογή από συνήθειες και συμπεριφορές γύρω από αυτά τα εργαλεία που αυξάνουν σημαντικά την ικανότητά τους να οργανώνουν όλες τις λεπτομέρειες της προσωπικής και επαγγελματικής τους ζωής.

Εκπαιδεύω ομάδες να χρησιμοποιούν το σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών που ανέπτυξα τις τελευταίες δύο δεκαετίες. Όταν εφαρμόζεται σε επίπεδο οργανισμού ή ομάδας, το Ενδυναμωμένο σύστημα παραγωγικότητας βελτιώνει σταθερά την ατομική και οργανωτική παραγωγικότητα.

Πώς να μετρήσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας

Έγραψα αυτό το άρθρο για να βοηθήσω τους ηγέτες να κατανοήσουν γιατί οι ποιοτικές μετρήσεις—όπως το πώς νιώθουν οι εργαζόμενοι για την εργασία τους—είναι οι καλύτερες μετρήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων με γνώση βραχυπρόθεσμα και γιατί οι βραχυπρόθεσμες μετρήσεις είναι σημαντικές.

Εάν θέλετε να βοηθήσετε στην εφαρμογή των παραπάνω λύσεων για να αυξήσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας ή εάν θέλετε να μάθετε για πρόσθετες λύσεις, μη διστάσετε να επικοινώνησε μαζί μου για μια ελεύθερη συζήτηση σχετικά με το τι είναι δυνατό για τον οργανισμό σας.

Schreibe einen Kommentar